Nieuwe klant / werkgever

Als u een nieuwe Klant of Werkgever wenst in te voeren dient u onderstaande stappen uit te voeren.

1 Organigram vastleggen

In CompuCase kunt u de organigrammen van uw klantorganisaties vastleggen. Het is essentieel om deze structuur correct in te delen zodat u later in staat bent om op de gewenste organisatieniveaus te rapporteren en autoriseren.

CompuCase kent drie niveaus waarin u een organigram kunt opdelen:

1. Klant

2. Werkgever

3. Bedrijfsonderdeel

1.1 Meest eenvoudige organigram

Bij iedere Klant dienen alle drie de niveau's aanwezig te zijn, ook bij de allerkleinste organisaties.

Als voorbeeld nemen we de organisatie "Slagerij De Metworst". Dit is een klein bedrijf met 5 medewerkers. U dient de Klant aan te maken, vervolgens de Werkgever en bij de Werkgever minimaal één Bedrijfsonderdeel.

Open

1.2 Uitgebreid organigram

In het onderstaande diagram nemen we als voorbeeld een bouwbedrijf holding (klant) met twee werkmaatschappijen (werkgevers). Per werkmaatschappij zijn er twee afdelingen (bedrijfsonderdelen), Bouw en UTA.

Open

2 Arbodienst en/of Bedrijfsarts toevoegen

Omdat een Werkgever aangesloten dient te zijn bij een Arbodienst of een gecertificeerde Bedrijfsarts dient u deze van te voren aan te maken. Het is uiteraard mogelijk dat u dit al eerder gedaan heeft bij een vorige Werkgever, in dat geval kunt u deze stap overslaan.

• Zie "Arbodiensten"

• Zie "(Bedrijfs)artsen"

3 Klant aanmaken

Nadat het helder is hoe het organigram van de werkgever ingedeeld dient te worden kunt u de Klant aanmaken. Uiteraard is het mogelijk dat u de Klant al eerder hebt aangemaakt bij een eerdere Werkgever, in dat geval kunt u deze stap overslaan.

• Zie "Klant toevoegen"

3.1 Abonnement koppelen

Nadat de klant is aangemaakt kunt u een abonnement aan de klant te koppelen. Daarmee worden de financiële- en functionele afspraken vastgelegd op klantniveau.

• Zie "Klant Actief abonnement tab"

4 Werkgever aanmaken

Nadat de klant is aangemaakt en de Arbodienst of Bedrijfsarts is toegevoegd kunt u de Werkgever aanmaken.

• Zie "Werkgever toevoegen"

Als de werkgever qua afspraken vergelijkbaar is met een eerder aangemaakte werkgever dan kunt u eenvoudig kiezen voor “Op basis van een bestaande werkgever”.

Het abonnement, de workflows, emails, prijsgroepen, arbodienstfunctionarissen en instellingen worden dan gekopieerd naar de nieuwe werkgever.

4.1 Bedrijfsonderdelen aanmaken

Nadat de Werkgever is aangemaakt kunt u de Bedrijfsonderdelen aanmaken bij de Werkgever volgens het organigram.

• Zie "Bedrijfsonderdeel toevoegen"

4.2 Werkgeverspecifieke instellingen configureren

Op werkgeverniveau kunnen bepaalde instellingen overschreven worden.

4.3 Werkgeverspecifieke abonnenementen koppelen

Het is mogelijk om op werkgeverniveau abonnementen te koppelen. Daarmee wordt het abonnement dat op klantniveau is vastgelegd overschreven.

• Zie "Werkgever Abonnementen"

4.4 Werkgeverspecifieke workflows koppelen

Indien u voor bepaalde werkgevers specifieke workflows heeft die afwijken van de abonnementworkflows, dan kunt u ook op werkgeversniveau workflows koppelen.

Indien u voor bepaalde bedrijfsonderdelen specifieke workflows heeft die afwijken van de abonnementworkflows en/of werkgeverworkflows, dan kunt u ook op bedrijfsonderdeelniveau workflows koppelen.

• Zie "Werkgever Workflows"

4.5 Werkgeverspecifieke emails koppelen

Indien u voor bepaalde werkgevers specifieke emails heeft die afwijken van de abonnementemails, dan kunt u ook op werkgeversniveau emails koppelen.

Indien u voor bepaalde bedrijfsonderdelen specifieke emails heeft die afwijken van de abonnementemails en/of werkgeveremails, dan kunt u ook op bedrijfsonderdeelniveau emails koppelen.

• Zie "Werkgever E-mails"

4.6 Prijsgroepen koppelen

U dient aan de Werkgever prijsgroepen te koppelen zodat de prijsafspraken door het systeem correct worden berekend. Dit is alleen noodzakelijk indien er afwijkende prijzen zijn overeengekomen zoals is vastgelegd bij de verrichtingen en consultants.

Indien u voor bepaalde bedrijfsonderdelen specifieke prijsafspraken heeft die afwijken van de werkgeverprijsafspraken, dan kunt u ook op bedrijfsonderdeelniveau prijsgroepen koppelen.

• Zie "Werkgever Prijsgroepen"

4.7 Verzekeraar koppelen

U kunt aan de werkgever een verzekeraar koppelen zodat verzuimrapportages automatisch gemaild kunnen worden naar de verzekeraar.

• Zie "Werkgever Verzekeraars"

5 Gebruikers aanmaken of wijzigen

Indien de klant dient te kunnen inloggen dient u gebruiker(s) aan te maken voor de klant. Of u dient bestaande klantgebruikers te autoriseren voor de nieuwe werkgever.

Eventueel dient u ook arbodienstgebruikers te autoriseren voor de nieuwe werkgever.

• Zie "Gebruikers"

5.1 Gebruikers koppelen aan contactpersonen

Als de aangemaakte gebruikers ook contactpersoon zijn dient bij de contactpersoon de gebruiker gekoppeld te worden.

• Zie "Klant Contactpersonen"

5.2 Functionarissen toewijzen bij werkgever 

Als de gebruikers zijn toegevoegd kunnen deze als functionaris worden toegewezen bij de werkgever en bedrijfsonderdelen.

• Zie "Werkgever dashboard" (Alle gegevens → Functionarissen)