Dienstverband formulieren procesbeschrijving
Joep Hendrix
De werknemer vult het document in en vervolgens dient hij/zij deze digitaal te ondertekenen indien dit is ingesteld bij het betreffende formuliersjabloon.
Het digitale ondertekenproces is een beveiligd proces waarbij gedetailleerd gelogd welke stappen de ondertekenaar heeft doorlopen om tot een digitale ondertekening te komen. Daarmee is dit een veilig alternatief voor het uitwisselen van papieren versies.
Na het indienen zal het ingevulde formulier worden opgeslagen bij de documenten of medische documenten van de betreffende case.
Integriteit bestand
Om de integriteit van het originele bestand te waarborgen wordt een zogenaamde SHA-256 hash van het originele bestand bepaald. Een hash-waarde is het best te vergelijken met een digitale vingerafdruk. Het identificeert een bestand via een reeks getallen. Als twee bestanden dezelfde hash-waarde hebben dan kan je er zeker van zijn dat ze identiek zijn.
Via onderstaande website kan de SHA-256 hash van het bestand bepaald worden:
https://emn178.github.io/online-tools/sha256_checksum.html
Als u de dienstverband formulieren in gebruik wilt nemen dienen de onderstaande stappen te worden doorlopen.
1 Applicatie instellingen
Ga naar "Instellingen" stel de waarden in voor de onderstaande parameters:
Dienstverbandformulier bericht standaard onderwerp
Het standaard onderwerp van het bericht dat verstuurd wordt naar de werknemer bij een nieuw dienstverband formulier.Standaard dienstverbandformulier herinneringsinterval
Standaard interval in dagen waarna een herinnering wordt verstuurd naar het dienstverband als deze het formulier nog niet heeft ingediend.
Op deze pagina:
2 Nieuwe permissie aan rollen toekennen
Ken de permissie "Case dienstverbandformulieren muteren" toe aan de rollen die de formulieren gaan aanmaken.
3 Bericht template(s) aanmaken voor uitnodigingsbericht naar werknemer
Als u een werknemer een uitnodiging stuurt om een formulier in te vullen, kan de uitnodigingstekst gebaseerd worden op een standaard template zodat dit enorme tijdswinst oplevert en de berichten uniform zijn.
Ga naar "Editor templates" en voeg een nieuwe template toe met als toepassing "Bericht bij nieuw dienstverbandformulier".
4 Formulier templates maken
Als er bij een case een formulier door de werknemer dient te worden ingevuld, dan dient dit formuier gedefinieerd te worden en een template te worden gemaat.
Het maken van formuliertemplates is vergelijkbaar met het maken van document templates met formuliervelden. Bekijk het filmpje hiernaast.
5 Emails configureren bij statuswijziging formulier
U kunt een CompuCase een email laten sturen als er een statuswijziging plaatsvindt bij een formulier. Bijvoorbeeld als het formulier door de werknemer definitief is gemaakt dient er een email verstuurd te worden naar de bedrijfsarts.
Hiervoor is de trigger "Statuswijziging dienstverband formulier" aangemaakt. Zie "E-mails".