Voor admingebruikers!
Deze handleiding is bedoeld voor admingebruikers van CompuCase, en niet voor werkgevers!
Het kan voorkomen dat er een mail niet wordt ontvangen door een gebruiker. Dit kan diverse oorzaken hebben. Wanneer een gebruiker een mail niet ontvangt kunt u de volgende stappen doorlopen.
Bepaal welke mail niet is verstuurd
Ga na welke e-mail configuratie verantwoordelijk is voor het versturen van de email naar de gebruiker. De e-mail configuraties kunnen gevonden via het item “E-mail” onder het menu item Workflows.
Bekijk of de mail is verstuurd
Ga via het Workflows menu naar “Verstuurde emails”. Door te zoeken in dit overzicht kunt u erachter komen of de mail verstuurd is. De snelste manier is om o.a. te zoeken via “acties” en te filteren op de emailconfiguratie. Er zijn diverse uitkomsten als u zoekt in dit overzicht.
Meer informatie over verstuurde emails
De mail is verstuurd naar de juiste ontvanger
Ga naar de volgende pagina om de stappen te doorlopen wanneer een mail wel is verzonden, maar niet ontvangend door de gebruiker.
E-mail komt niet aan bij gebruiker
De mail is verstuurd, maar de juiste ontvanger staat er niet tussen
In het geval dat de mail is verstuurd, maar de juiste ontvanger er niet tussen staat dan is er iets niet goed ingesteld met betrekking tot de mail ontvangers.
In dit geval moet er bij de E-mail configuratie worden gekeken naar de mail ontvangers.
Zorg dat de juiste ontvangers zijn geselecteerd. Bij de mail configuratie kunt u een aantal standaard ontvangers selecteren, bekijk hier informatie over de E-mail ontvangers:
Meer informatie over email ontvangers
Indien de mail niet wordt verstuurd naar de contactpersoon van een klant dan kan dit meerdere oorzaken hebben, hieronder een aantal van de meest voorkomende oorzaken.
- De contactpersoon is niet als ontvanger geselecteerd
- Er is geen gebruiker aan de contactpersoon gekoppeld
Om dit uit te sluiten moet de contactpersoon die geen mail ontvangt worden bekeken. Dit kan via de tabs op het klantdashboard (Let op, intermediair gebruikers staan hier niet bij), via het menu ‘Klanten > Contactpersonen’ of door op de contactpersoon link te klikken op bijvoorbeeld het Bedrijfsonderdeel dasboard. Bij het raadplegen van de contactpersoon is te zien of deze gekoppeld is aan een gebruiker. Zorg dat de contactpersoon gekoppeld is aan een actieve gebruiker die recht heeft op de case waarvan deze gebruikers mails wilt ontvangen. - De gekoppelde gebruiker heeft ‘Ontvang emails’ uitstaan
Bekijk de gebruiker die gekoppeld is aan de contactpersoon. Zorg dat de instelling ‘Ontvang emails indien contactpersoon?’ goed is ingesteld.
Meer informatie over deze 'Ontvang emails instelling'
De mail is niet verstuurd
Als de mail niet is verstuurd dan ligt dit waarschijnlijk aan de koppeling van de mailconfiguratie met het abonnement of met de werkgever.
Werkwijze abonnement
Valt de case onder een actief abonnement?
Via de dashboard tab van bij het bedrijfsonderdeel van het dienstverband met de openstaande case kunt u zien of en welk abonnement er gekoppeld is.
Is er geen abonnement toegevoegd? Zorg er dan voor dat er een abonnement gekoppeld wordt, doe dit bij voorkeur via de klant. Zorg ervoor dat het abonnement ingaat voor de eerste dag van de case. Kies vervolgens bij de vraag: “Wilt u de nieuwe toewijzing toepassen op bestaande niet afgesloten cases?” Ja. Indien nodig kunt u hierna de begindatum aanpassen naar de werkelijke begindatum.
Is de E-mail gekoppeld aan het actieve abonnement?
Bekijk bij het actieve abonnement welke E-mails er zijn gekoppeld. Als de E-mail nog niet toegewezen is aan het abonnement dan dient u dat nog te doen. Kies vervolgens bij de vraag: “Wilt u de nieuwe toewijzing toepassen op bestaande niet afgesloten cases?” Ja.
Is de E-mail goed ingesteld?
Bekijk de Email die gepland had moeten worden. Ga de volgende dingen na:
- Heeft de email de juiste trigger?
Een workflow heeft bijvoorbeeld de trigger “Nieuwe case, ziekteverzuim” nodig wanneer er mail verstuurd moeten worden bij een nieuw ziekteverzuim.
Meer informatie over triggers - Voldoet de case aan de emailcondities?
Meer informatie over condities
Alles goed ingesteld, maar toch geen mail?
Bekijk stap 1.4 De mail is verstuurd, maar de juiste ontvanger staat er niet tussen.
Werkwijzen via workflows
Is de workflow gekoppeld?
Ga naar het bedrijfsonderdeel toe waar het dienstverband onder valt. Via de admin tab op het bedrijfsonderdeel dashboard kunt u zien welke E-mails er aan dit bedrijfsonderdeel gekoppeld zijn.
Is de Email niet gekoppeld dan kunt u via de admin tab op het werkgeversdashboard de Email toewijzen aan de gehele werkgever of aan het bedrijfsonderdeel. Kies vervolgens bij de vraag: “Wilt u de nieuwe toewijzing toepassen op bestaande niet afgesloten cases?” Ja.
Is de E-mail goed ingesteld?
Bekijk de Email die gepland had moeten worden. Ga de volgende dingen na:
- Heeft de email de juiste trigger?
Een workflow heeft bijvoorbeeld de trigger “Nieuwe case, ziekteverzuim” nodig wanneer er mail verstuurd moeten worden bij een nieuw ziekteverzuim.
Meer informatie over triggers - Voldoet de case aan de emailcondities?
Meer informatie over condities
Alles goed ingesteld, maar toch geen mail?
Bekijk stap 1.4 De mail is verstuurd, maar de juiste ontvanger staat er niet tussen.