De volgende stappen dienen gedaan te worden in "AFAS Online" om de koppeling tot stand te brengen. Dit kan alleen uitgevoerd worden door een AFAS-gebruiker met de juiste rechten.
Om te Communiceren met AFAS maakt AFAS gebruik van de zogenaamde "App connector". Een "App connector" bestaat o.a. uit GetConnectoren, die worden gebruikt om gegevens op te vragen uit AFAS, en UpdateConnectoren deze worden gebruikt om gegevens toe te voegen aan Afas.
De screenshots die gebruikt zijn hieronder zijn nog van de oude Profit omgeving, deze komen dus niet overeen met de nieuwe versies vanaf Profit 1 en ook de getoonde getConnectoren zijn verouderd. De getConnectoren in de meest recente download zijn correct en dienen dan ook gebruikt te worden.
De uitleg hieronder is verder hetzelfde en is nog steeds accuraat.
1 GetConnectoren toevoegen aan AFAS
Voordat de "App connector" in Afas aangemaakt kan worden, dienen we eerst de op maat gemaakt GetConnectoren toe te voegen aan AFAS.
1.1 Download GetConnectoren
Omdat de GetConnectoren alleen geïmporteerd kunnen worden in de Profitversie vanwaar ze ook zijn geëxporteerd, hebben we de GetConnectoren als download beschikbaar vanaf Profit versie 16. Hieronder vind je de twee meest recente versies, ben je opzoek naar de GetConnectoren voor oudere versie van Profit klik dan hier.
Pak het gedownloade bestand uit en plaats deze op een locatie waartoe de AFAS Profit omgeving (Citrix) toegang heeft.
1.2 Importeer de GetConnectoren
Onder het menu onderdeel Algemeen ga naar Uitvoer → Beheer → Getconnector.
In het popup scherm klik op "Importeren", vervolgens "Bestand", selecteer de GetConnectoren die je in stap 1.1 gedownload en uitgepakt hebt en klik op openen om de bestanden te openen.
Klik vervolgens op Voltooien om de bestanden te importeren.
Als alles goed is gegaan staan de drie GetConnectoren nu ook in de lijst.
2 App connector toevoegen en instellen
2.1 Nieuwe App connector aanmaken
In het menu ga naar Algemeen en dan onder Beheer klik op "App connector".
Op het overzicht van "App connector" klik op nieuw, Vul een omschrijving in en geef aan welke gebruikersgroep gebruik mogen maken van de "App connector" en klik op voltooien.
In onderstaand screenshot wordt bij Gebruikersgroep "Iedereen" geselecteerd, dat is vaak niet wenselijk dus bekijk goed welke Gebruikersgroep hier toegewezen wordt.
2.2 App connector eigenschappen
Na het voltooien van stap 2.1 wordt het venster "Eigenschappen app connector" geopend, hier dienen nog een aantal instellingen gedaan te worden.
2.3 GetConnectoren toevoegen
In het eigenschappen venster klik op "Nieuw", selecteer vervolgens de CompuCase GetConnectoren en klik op Voltooien om deze toe te voegen aan de App connector.
2.4 Gebruiker toevoegen
Om in te loggen op de "App connector" heeft CompuCase een de Token nodig die gekoppeld is aan een gebruiker.
Let er op dat deze gebruiker de juiste rechten heeft om de betreffende gegevens op te vragen.
Er kan gebruik worden gemaakt van een bestaande gebruiker of er wordt een speciale gebruiker toegevoegd speciaal voor de koppeling met CompuCase.
Klik op Gebruikerstokens en selecteer de gebruiker.
Klik vervolgens op Volgende en de Token wordt gegenereerd. Kopieer deze token en bewaar hem goed, die hebben wij namelijk nodig om de koppeling tot stand te brengen.
3 Filtering toepassen
Indien er toegepast dient te worden op de dienstverbanden zodat het voor ons niet mogelijk is om alle dienstverbanden op te halen dan is het in principe voldoende dit te doen op de getConnector “CompuCase_DVD_Contract” deze wordt namelijk gebruikt om te kijken of er nieuwe Dienstverbanden zijn die niet in CompuCase zitten, de overige DVD getConnectors worden alleen gebruikt om additionele gegevens op te halen die nodig zijn in CompuCase.
Wanneer ook verzuimmeldingen worden geimporteerd vanuit AFAS en er filtering wordt toegepast op bovenstaande dienstverbanden dan adviseren zij om deze ook toe te passen op de getConnector "CompuCase Verzuimen 2" om errors van niet gevonden dienstverbanden te voorkomen.
Indien het niet gewenst is dat het jaarsalaris in CompuCase wordt gezet dan kan er voor gekozen worden de GetConnector "CompuCase DVD salaris" niet toe te voegen aan de App connector. Geef dit wel even door aan CompuCase zodat dit ook ingesteld wordt in de koppeling.
4 Documenten uploaden naar Afas.
Het is mogelijk om met de Afas koppeling documenten die zijn toegevoegd aan een verzuim te uploaden naar Afas en deze daar ook toe te voegen aan de bijbehorende verzuimmelding. Deze zullen dan als "Dossier" item worden aangemaakt bij de verzuimmelding in Afas.
Indien er geen gebruik gemaakt gaat worden van deze functionaliteit dan kan deze stap overgeslagen worden.
4.1 UpdateConnector toevoegen
Voor het uploaden van verzuim documenten naar Afas dient er een updateConnector te worden toegevoegd aan de App connector van stap 2.
Ga naar UpdateConnectoren, en voeg de Dossier UpdateConnector toe (Connector-Id: KnSubject).
4.2 Dossieritem instellen
Om de bestanden in AFAS Profit te kunnen uploaden bij een verzuimmelding maken we gebruik van een "Dossieritem" voorzien van een kenmerk waaraan te zien is dat het van de Arbodienst afkomstig is.
4.2.1 Kenmerk toevoegen
Het kenmerk kan een bestaand kenmerk zijn maar wij kiezen er voor om deze specifiek voor de koppeling aan te maken.
In het menu ga naar CRM en dan onder Dossier → Inrichting klik op Kenmerk.
Open vervolgens "Kenmerk 1", ga naar Regels en voeg een nieuwe regel toe. Wij gebruiker hiervoor "Arbodienst" maar dat mag natuurlijk alles zijn.
4.2.2 Dossieritem instellen
Vervolgens in het menu CRM onder Dossier → Inrichting klik op "Type dossieritem".
Voor het dossieritem gebruiken we de standaard dossieritem voor verzuimmeldingen namelijk "Dossier - Verzuim", dus open het dossieritem "Dossier - Verzuim".
Klik op Kenmerkcombinaties en voeg een nieuwe toe. Bij omschrijving vullen wij Arbodienst in, maar dat staat uiteraard vrij, en bij Kenmerk 1 selecteren we het kenmerk wat we aangemaakt hebben in stap 4.2.1.
5 Gegevens doorgeven aan CompuCase
Wanneer stap 1 en 2 zijn afgerond, dienen de volgende gegevens doorgegeven te worden aan CompuCase CompuCase zodat de koppeling tot stand gebracht kan worden.
Deelnemersnummer
Werkgevernummer(s)
De Token van stap 2.3
Dossieritem type nr. Kenmerk nr. (alleen wanneer documenten in AFAS gezet moeten worden)
De gegevens dienen beveligd aangeleverd te worden via Zivver (Zivveraccount: helpdesk@compucase.nl).
5.1 Deelnemersnummer
Deze is te vinden onder Algemeen → Omgeving → Beheer → Informatie
5.2 Werkgevernummer(s)
Werkgevernummer(s) van de werkgever(s) die gesynchroniseerd moeten worden met CompuCase.
Deze nummers zijn te vinden onder HRM → Organisatie → Werkgever
In de tweede kolom is het werkgevernummer te vinden.
5.3 De Token van stap 2.3
De token die is gegereerd in staop 2.3.
5.4 Bedrijfsonderdelen
Bedrijfsonderdelen kunnen ook vanuit Afas geimporteerd worden, hiervoor zijn een aantal mogelijkheden, wat het makkelijkst is om te doen hangt helemaal af van de inrichting van Afas, en hoe er omgegaan wordt met diverse onderdelen en wat de wensen zijn uiteraard.
De volgende opties zijn mogelijk:
Organigram
Kostenplaats
Kostendrager
Combinatie van kostenplaats - kostendrager
Kostenplaats en/of kostendrager zijn alleen mogelijk vanaf profit versie 22
Alle bovenstaande opties worden in Afas beheerd via de functie van een medewerker.
Wij zullen de gegevens uit Afas beoordelen om te zien wat er nodig is voor het synchroniseren van bedrijfsonderdelen. Hiervoor hoeft in de eerste instantie dus niets te gebeuren.
5.5 Documenten
5.5.1 Dossieritem type nr. Kenmerk nr. (alleen wanneer documenten in AFAS gezet moeten worden)
Het dossieritem type nr. en het Kenmerk nr. welke aangemaakt zijn in stap 4.2
Indien er geen kenmerk is aangemaakt in stap 4.2 dan kunnen deze gegevens ook achterhaald worden door handmatig een dossier aan te maken bij een verzuimmelding.
Open een verzuimmelding en voeg een nieuw dossier toe.
In stap 1 selecteer je het dossieritem type, daar is dan het nummer te zien.
In stap 3 selecteer je het kenmerk en ook daar is dan dat nummer te zien.
Het is niet mogelijk om ziek- en hersteldmeldingen te wijzigen via CDES.
Correcties op eerder ingevoerde ziekteverzuimen en herstellen dienen handmatig doorgevoerd te worden in CompuCase.